Dicha operación requiere operar increíbles cantidades de documentos y archivos, lo que es más fácil de manejar en el espacio virtual. Con estos fines aparecieron las salas de datos virtuales. Salas de datos virtuales aparecen como respuesta a la necesidad de trabajar con acciones de M&A (fusión y adquisición), que son un tipo de operaciones en las cuales se transfiere el derecho de comprar la empresa o una de sus partes.
Lo que era aún más difícil de cumplir, era la seguridad, ya que los datos eran de fácil acceso. Es importantísimo vigilar que los documentos confidenciales no se escapen o lleguen a manos de unas terceras personas. Cuando no había la posibilidad de mirar los archivos requeridos en internet, los clientes y compradores potenciales debían viajar hasta la oficina de la empresa vendedora, la cual posibilitaba el acceso a la documentación necesaria. Si hacía falta sacar una copia de los informes, se debía pedir permiso por escrito. La utilización de una sala de datos virtual gracias a sus capacidades sobrepasa otras herramientas en todos los sala de datos virtual aspectos significantes. La incomodidad de este caso es clara: se debe enviar un trabajador de la empresa a otra ciudad, hasta a un otro continente y pagarle los gastos del viaje. Por su parte, el vendedor necesitaba comprar un espacio para guardar los documentos, ya que se trataba de montones de casos.
Salas de datos virtuales surgieron como una solución eficaz a exigentes necesidades de las organizaciones. El acceso a una sala de datos posibilita el proceso de trabajo abierto con varias empresas afiliadas, que multiplica el porcentaje de éxito en el mercado. Los archivos están bien organizados de acuerdo con las categorias que se imponen. Como ventajas clave en estas salas de datos virtuales, podemos diferenciar comodidad y seguridad. En el siglo XXI este método de trabajar con la documentación ya es algo del pasado. Una sala de datos virtual es una plataforma web idealmente organizada, que posibilita cumplir con protección de alto nivel y que dispone de varios especialistas en el servicio de salas de datos.
El interfaz suele ser bastante fácil de aprender, en 15 minutos ya estará preparado para utilizarlo. Si se imagina a una sala de datos como algo complicado y muy especializado, puede relajarse, ya que este instrumento virtual se adapta a los deseos del que la contrata. Los dos están muy unidos, ya que cuando se comienza el trabajo con una sala virtual, los derechos de entrada se proporciona sólo a el personal autorizado, que se puede cambiar o redactar, página por página. Los líderes del sector suelen ofrecersoluciones personalizadas no sólo en lo que se refiere al dinero, pero también en las opciones, la funcionalidad, entrada, organización. Y, por supuesto, en toda hora puede contar con el soporte de un asistente autorizado para qualquier cuestión que aparece. Se puede definir restricción por horario o IP, algunas empresas ofrecen incluso varios niveles de acceso, así que puede estar tranquilo de que sus datos no irán a parar en manos no peligrosas.
Según los informes de iDeals Solutions, las salas de datos virtuales se emplean más frecuentemente en las siguientes operaciones que requieren proteger la información confidencial:
Está claro que puede seguir utilizando una sala da datos tradicional, pero en el mundo industrial y globalizado la mejor opción será utilizar los últimos desarrollos tecnológicos que garantizan comodidad, seguridad, soluciones personalizadas para los clientes y que optimizan muchísimo el manejo de datos y trabajo con los datos más importantes.
